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PolskiDigitale Datenerfassung als Basis für modernes Dokumentenmanagement
Thema: Dokumentenmanagement | Datum: 26.01.2012
Autor: Katrin Schüler
Es ist egal, wie groß ein Unternehmen ist. Datenerfassung ist überall und in jedem Unternehmen ständig erforderlich. Das fängt schon mit der Kundendatei an. Früher hatte der Au§endienst und Innendienst seine Kundenkartei in Form eines Schreibblocks immer dabei oder auf dem eigenen Schreibtisch. Diese Daten waren für diesen Mitarbeiter immer schnell zur Hand. Doch das Problem bestand in der Weitergabe und dem Austausch der Daten. War dieser Mitarbeiter einmal krank oder schied aus dem Unternehmen aus, waren diese Daten für das Unternehmen nicht zugänglich oder gar vollständig verloren. Die Mitarbeiter hatten demnach ein Monopol auf ihren betreuten Kundenstamm. Das ist für jedes Unternehmen ein großes Risiko gewesen. Keinen Zugang zu wichtigen Kundendaten zu bekommen, hat schon etwas von Machtverlust. In der neuen digitalisierten Arbeitswelt sind diese Monopole von Mitarbeitern größtenteils verschwunden. Die Unternehmen haben im Zuge der Digitalisierung Intranet und mobile Netzwerke eingerichtet, die einen Rund-um-die-Uhr Zugriff auf beispielsweise die Kundendatei für die dafür autorisierten Mitarbeiter gestattete. Heute vergessen wir oft, wie langwierig dieser Weg in die Digitalisierung war. Denn Computer und Softwareprogramme mussten erst von jedem Mitarbeiter gelernt und beherrscht werden. Auch die Datenerfassung musste gelernt werden und die Mitarbeiter in der Anwendung der Software geschult werden. Dieser Weg in die digitale Datenerfassung war kein leichter. Der Mensch und besonders der Arbeitsnehmer ist ein Gewohnheitstier, alte Arbeitsroutinen konnten nicht von heute auf morgen ersetzt werden. Oftmals mußten Unternehmen mit Konsequenzen drohen, wenn sich die Belegschaft nicht an die neue schöne Digitalisierung hielt. Denn wenn ein Unternehmen den Schritt in die Digitalisierung machte, musste er konsequent und von allen Mitarbeitern genutzt werden. Oftmals war es auch ein Kampf der Generationen innerhalb des Unternehmens gegeneinander gewesen. Alt gegen jung, jung gegen die verstaubte alte Aktenordner-Zeit. Hier bedurfte es Fingerspitzengefühl und massiver Überzeugungsleistung. Es war ganz selbstverständlich, das dass Zeitalter der Digitalisierung nicht aufzuhalten war und schlussendlich lernten auch die Mitarbeiter die Vorteile der schönen neuen Arbeitswelt schätzen, wenn die Hardware und Software endlich beherrscht wurden. Das Homeoffice war beispielsweise eine neue Arbeitszeitform, die sich erst durch die Digitalisierung entwickelte. Das Unternehmen doch auch der Mitarbeiter sparte durch dieses neue Arbeitszeitmodell wertvolle Ressourcen wie Zeit, Raumkosten, Arbeitsplatzausstattung uvm. War also erst einmal der Weg in die digitale Arbeitswelt gebahnt, konnte sich das Unternehmen auf weitere Facetten der Datenerfassung konzentrieren. Dokumentenmanagement ist hier das Zauberwort. Denn warum sollte nur der Vertrieb von der schönen neuen Arbeitswelt profitieren. Zugang zu allen Dokumenten eines Unternehmens war nun das neue große Ziel. Doch einfach Daten aus Buchhaltung oder der Personalabteilung irgendwo und irgendwie zu speichern, machte das Arbeiten in Unternehmen zwischenzeitlich sehr ineffektiv. Zentrale Datenerfassungssysteme mussten her und in diesem Zuge sollten die digital erfassten Daten und Formulare auch effizient verwaltet und abgespeichert werden. In diesem Jahrzehnt macht sich eine neue Branche auf, die Arbeitswelt zu revolutionieren. Riesige verstaubte Aktenordner werden heute in rasender Geschwindigkeit durch Scanner eingelesen und an die entsprechenden Abteilungen eines Unternehmens weitergeleitet, um dann nur noch in digitaler Form bearbeitet zu werden. Wir haben uns auf den Weg gemacht, eine papierlose Arbeitsgesellschaft zu organisieren. Doch das Dokumentmanagement steckt noch in den Anfängen, hier werden in den nächsten Jahren Quantensprünge zu erwarten sein.
Autor: Katrin Schüler
