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PolskiSharePoint Features
Mein Name ist Stefan Walter, ich studiere Medieninformatik an der TU-Wien und arbeite als SharePoint Entwickler bei einer Firma die sich auf .Net Technologien spezialisiert hat. In meiner Freizeit programmiere ich SharePoint Features und stelle sie kostenlos zum Download zur Verfügung. Zum einen macht es mir Spaß mich damit zu Beschäftigen, zum anderen erhoffe ich dadurch meinen Bekanntheitsgrad zu steigern und vielleicht auch den einen oder anderen Kunden für meinen Arbeitgeber gewinnen zu können. Nicht überall gibt es gratis Arbeitsproben, und ich glaube es ist nur fair wenn alle wissen worauf sie sich einlassen. Während meines Studiums konnte ich mittlerweile auch schon Erfahrungen mit einem SharePoint Server sammeln, und eine Bachelorarbeit zum Thema Workflows verfassen. Sie beschäftigt sich mit der konkreten Umsetzung mehrere Workflows mithilfe eines vorgebebenen Workflow Management Systems (WfMS). In den ersten Kapiteln werden Begriffe wie beispielsweise „Workflow“ und „Workflow Management System“ definiert, und die Dokumentation der praktischen Umsetzung erfolgt anschließend. Da Workflows von sehr vielen Faktoren beeinflusst werden können, ist auch die Wahrscheinlichkeit einer steigenden Komplexität recht hoch. Aus diesem Grund werden Workflow Management Systeme eingesetzt mit deren Hilfe Workflows erstellt, getestet, verwaltet und entsprechend verbessert werden können. Im Endeffekt wirken sich diese Faktoren auf Kosteneinsparungen und die Beschleunigung von bestehenden Abläufen aus. WfMS stellen dem Anwender eine entsprechende Entwicklungsumgebung und diverse Elemente der Steuerung zur Verfügung, um Workflow Management praktikabel umsetzen zu können. Viele der Software Anbieter stellen allerdings Lösungen zur Verfügung, die sich nicht nur auf diese Aufgaben beschränken an, sondern vermarkten Produkte mit integriertem Dokumenten Management oder auch Digitalisierung von Materialien. Der Microsoft Office SharePoint Server ist ein Server-Softwarepakt, dass darauf ausgelegt ist die Effektivität eines Unternehmens zu steigern. Um das zu ermöglichen stehen Workflows, eine unternehmensweite Suche, diverse Content Management Funktionen und weitere Features zur Verfügung. Separat fragmentierte Systeme werden durch eine umfassende Integration von Intranet-, Extranet- und Webanwendungen abgelöst. Zusätzlich werden mit dem MOSS eine Entwicklungsplattform und Tools zur Verfügung gestellt, um selbst erstellte Module nach individuellen Bedürfnissen erstellen und integrieren zu können. Elektronische Workflowsysteme bieten eine Reihe an Vorteilen, wie zum Beispiel kürzere Bearbeitungszeiten und dadurch geringere Kosten, Vereinheitlichung von Prozessen und Vorgängen, sowie höhere Qualität der Prozesse und geringere Fehleranfälligkeit. Allerdings muss erfahrungsgemäß darauf geachtet werden, dass trotzdem Flexibilität, Eigenverantwortung und Userbility nicht zu kurz kommen da ansonsten die Motivation der User sinken könnte. Im MOSS bestehen mehrere unterschiedliche Möglichkeiten Workflows zur Verfügung zu stellen, welche sich nach Anwendungsfall und Komplexität unterscheiden. Zum einen gibt es die Standard Out-Of-The-Box Lösungen: es gibt mehrere Workflowvorlagen auf die zugegriffen werden kann, und die recht einfach zu handhaben sind. Die so erstellten Workflows sind an das System auf dem sie erstellt wurden gebunden und können nicht bzw. nur unter sehr großen Umständen in ein anderes System importiert werden. Zum anderen gibt es die Microsoft Office SharePoint Designer Lösungen: der SharePoint Designer ist eine Applikation die unter anderem dazu genutzt werden kann, flexible Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, allerdings sind einem auch hier Grenze gesetzt. Auch bei dieser Art der Erstellung sind die Workflows an das System auf dem sie erstellt wurden gebunden und können nicht bzw. nur unter sehr großen Umständen in ein anderes System importiert werden. Und zu guter Letzt gibt es die Microsoft Visual Studio 2008 Lösungen: mittels VS2008 erhält man einen Designer der einem alle Möglichkeiten offen lässt. Mittels der IDE wird die Grundstruktur des Workflows erstellt, und diese anschließend mit selbst erstelltem Code (zum Beispiel C#) ausgefüllt. Mit dieser Variante erhält man die bestmögliche Flexibilität und Portierbarkeit, da ein Workflow als eigenständiges Feature (gekapselte Komponente) erstellt wird und somit auf mehreren Systemen eingesetzt werden kann. Um den kompletten Funktionsumfang der Workflows ausnützen zu können werden neben der MOSS Installation die Forms Services und ein verfügbarer SMTP Service für die E-Mail Funktionalität benötigt. Um ein flüssiges Arbeiten zu ermöglichen ist es auch notwendig die Zertifikate der Formulare auf aktuellem Stand zu halten bzw. durch eine geeignete Zertifizierungsstelle ausstellen zu lassen, um wiederkehrende Sicherheitsabfragen zu vermeiden. Die Workflows konnten erfolgreich den Fallstudienangaben entsprechend umgesetzt werden und die bisherigen Rückmeldungen sind durchwegs positiv. Die aufgetretenen Probleme konnten entweder gelöst oder umgangen werden und das erworbene Wissen ist für weitere Projekte dieser Art von Bedeutung. In wieweit sich die Benutzer mit den Workflows auseinandersetzen und dies eine positive Entwicklung in Hinsicht auf kürzere Bearbeitungszeiten und dadurch geringere Kosten auswirkt kann zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht beurteilt werden, da die Produktiv-Testphase noch nicht abgeschlossen ist. Die weiterführende Projektarbeit hat es mir ermöglicht, neue Erkenntnisse und Techniken in die erstellten Features einzuarbeiten und die Prozessabläufe mit den eingetroffenen Rückmeldungen der Anwender abzustimmen und Anpassungen vorzunehmen. Im Rahmen der Projektarbeit wurden fünf Arbeitsabläufe analysiert und umgesetzt. Dabei soll dem Anwender möglichst viel Arbeit durch Automatisierung abgenommen werden, und auch E-Mail Benachrichtigungen sind ein essentieller Bestandteil der Anforderungen. Anstelle üblicher ASP.NET Formulare sind InfoPath Formulare einzusetzen, um die Kommunikation zwischen Benutzer und System zu übernehmen. Ansonsten fühle ich mich bei Themen wie Custom Actions, Workflowactions oder WebParts wie zu Hause und scheue auch nicht vor Problemen zurück, bei denen einige schon längst das Handtuch geworfen haben.
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